Phòng Tổ chức - Hành chính

08/08/2018

1. Chức năng

- Là tổ chức đầu mối trong quan hệ giữa các Phòng, Trung tâm với Ban Lãnh đạo Viện Dân tộc học; có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban Lãnh đạo Viện về công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực, bảo vệ chính trị nội bộ, hành chính, quản trị và tài chính phục vụ các hoạt động của cơ quan.

- Tổng hợp báo cáo Ban Lãnh đạo Viện Dân tộc, Viện Hàn lâm và các cơ quan quản lý Nhà nước về những lĩnh vực công tác của Phòng khi được yêu cầu.

 

2. Nhiệm vụ

2.1. Công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực, bảo vệ chính trị nội bộ

- Tham mưu giúp việc Ban Lãnh đạo Viện thực hiện công tác đánh giá chất lượng đội ngũ công chức, viên chức và người lao động, qui hoạch, đào tào, bồi dưỡng và sử dụng cán bộ.

- Tham mưu, giúp việc cho Ban Lãnh đạo Viện về công tác quản lý lao động và thực hiện kỷ cương hành chính, kỷ luật lao động.

- Thực hiện và tham gia tổ chức thực hiện công tác chính sách và chế độ công chức, viên chức và người lao động, như: thi nâng ngạch, xét học hàm, lao động tiền lương, bảo hiểm, hưu trí và các chế độ khác,...

- Tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật của Viện Dân tộc học.

- Tham gia thực hiện các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận, quản lý nhà nước… cho đội ngũ công chức, viên chức của Viện Dân tộc học ở trong và ngoài nước.

2.2. Công tác hành chính, cơ sở vật chất

- Tham mưu, giúp Ban Lãnh đạo Viện giải quyết những công việc liên quan đến các thủ tục hành chính; thừa lệnh Viện trưởng ký các giấy giới thiệu, giấy đi đường, xác nhận chữ ký của công chức, viên chức trong Viện và các giấy tờ khác... theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan.

- Quản lý cơ sở vật chất và tài sản của Viện.

- Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các công tác liên quan đến mua sắm tài sản, công cụ, thanh lý, sửa chữa tài sản, cung ứng cấp phát văn phòng phẩm... theo đúng quy định của pháp luật và Quy chế chi tiêu nội bộ của Viện.

- Huy động nhân lực, vật lực phục vụ các hoạt động chung của Viện theo quyết định của Ban Lãnh đạo Viện.

- Bảo quản và quản lý việc sử dụng con dấu theo qui định.

- Tiếp nhận và xử lý các thông tin, văn bản gửi đến và gửi đi kịp thời.

- Đảm bảo thông tin, thông báo cho các hoạt động chung của Viện.

- Bảo quản xe cơ quan, đảm bảo phục vụ các hoạt động của Viện kịp thời, hiệu quả và an toàn.

- Đảm bảo vệ sinh cơ quan.

- Thực hiện công tác lễ tân cho các hoạt động của Viện.

2.3. Về công tác tài chính - tài vụ

- Tham mưu, giúp Ban Lãnh đạo Viện tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế.

- Giúp Ban Lãnh đạo Viện quản lý các nguồn kinh phí theo đúng quy định hiện hành.

- Tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý về kinh tế, tài chính.

- Bảo quản tài sản bằng tiền của đơn vị.

- Thu nhập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm trả việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán và lập các báo cáo tài chính theo quy định và yêu cầu của cấp trên, các tổ chức liên quan.

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

- Tham gia công tác kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán và tham gia một số công việc liên quan khác theo quy định.

- Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán với các Tổ chức, Bộ phận khác trong Viện.

Nội dung công việc gồm có: công việc Kế toán và công việc Thủ quỹ

 

3. Phân công nhiệm vụ

3.1. Ths. Trần Thu Hiếu - Trưởng phòng

- Chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động Tổ chức - Hành chính của phòng theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Tham mưu giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Viện về công tác tổ chức - cán bộ, đào tạo phát triển nguồn nhân lực và bảo vệ chính trị nội bộ.

- Thư ký các Hội đồng: lên  lương, thi đua khen thưởng, tuyển dụng cán bộ, kỷ luật, hưu trí.

- Giúp lãnh đạo Viện giải quyết những công việc liên quan đến các thủ tục hành chính hàng ngày; thừa lệnh Viện trưởng ký các giấy giới thiệu, giấy đi đường, xác nhận chữ ký của cán bộ trong Viện và các giấy tờ khác theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan.

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo Viện phân công.

3.2. CN. Khổng Thị Kim Anh - Phó Trưởng phòng

- Phối hợp với trưởng phòng quản lý các hoạt động Tổ chức - Hành chính của phòng theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Trực tiếp phụ trách công tác hành chính; ký thay trưởng phòng các giấy giới thiệu, giấy đi đường, xác nhận chữ ký của cán bộ trong Viện và các giấy tờ khác theo đúng quy định của pháp luật, của cơ quan khi trưởng phòng vắng mặt tại cơ quan hoặc được Trưởng phòng ủy quyền.

- Quản lý cơ sở vật chất và tài sản chung của Viện.

- Quản lý mua, bán, sửa chữa nhỏ và cấp phát văn phòng phẩm theo đúng quy định.

- Tiếp nhận, giải quyết các vấn đề liên quan đến sửa chữa trang thiết bị của cơ quan.

- Chịu trách nhiệm chuẩn bị hậu cần khi có hội nghị, hội thảo, hoạt động khác do Viện tổ chức

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo Viện và phòng phân công.

3.3. CN. Lê Thị Thanh Thúy - Cán sự phụ trách văn thư lưu trữ

- Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin các văn bản đến, phát hành đến các cán bộ, bộ phận theo ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị, của phòng.

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi văn bản đi của đơn vị (kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản…).

- Lưu giữ, sắp xếp và quản lý văn bản phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị.

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu, văn bản lưu tại đơn vị.

- Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu sau khi được người có thẩm quyền phê duyệt.

-  Bảo quản, sử dụng con dấu của đơn vị theo quy định của pháp luật.

-  Trực điện thoại cơ quan, chuyển và nhận fax.

- Giúp Lãnh đạo Viện công tác Vì sự tiến bộ phụ nữ.

-  Đảm bảo vệ sinh Hội trường và chuẩn bị nước uống trong các cuộc họp chung ở Hội trường do lãnh đạo Viện chủ trì.

- Chịu trách nhiệm chuẩn bị hậu cần khi có hội nghị, hội thảo, hoạt động do Viện tổ chức.

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo Viện và phòng phân công.

3.4. Ông Tạ Phúc Hải - Lái xe

- Lái xe; bảo quản, sử dụng xe theo đúng quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm và quy định của Viện Dân tộc học.

- Chuẩn bị trang thiết bị âm thanh, màn chiếu cho phòng họp.

- Giúp Lãnh đạo Viện công tác dân quân tự vệ, phòng cháy chữa cháy.

- Tham gia công tác hậu cần khi có hội nghị, hội thảo, hoạt động do Viện tổ chức.

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo Viện và phòng phân công.

 3.5. CN. Trần Thị Mai Hoa - Kế toán trưởng

- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Viện trưởng, sự hướng dẫn, kiểm tra của Ban Kế hoạch - Tài chính, Viện Hàn lâm về chuyên môn nghiệp vụ.

- Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện các hoạt động công tác kế toán.

- Giúp Viện trưởng quản lý,  giám sát tài chính.

- Tham mưu, đề xuất với Viện trưởng các giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế và tài chính.

- Giúp Viện trưởng lập các báo cáo tài chính theo qui định và theo yêu cầu của cấp trên, của các cơ quan liên quan.

- Tham gia công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, tổ chức lưu giữ hồ sơ tài liệu kế toán và các công việc liên quan khác theo quy định của pháp luật.

- Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính để đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính của Viện.

- Chịu trách nhiệm trực tiếp về chuyên môn nghiệp vụ kế toán trước Viện trưởng.

- Có trách nhiệm phục vụ, cung cấp chứng từ kế toán khi có quyết định kiểm tra, thanh tra, kiểm toán,...

- Kiêm nhiệm kế toán:

+ Kế toán vốn bằng tiền: Có trách nhiệm phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm: tiền mặt, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại Kho bạc nhà nước, ngân hàng,...

+ Kế toán vật tư, tài sản: Phản ảnh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, sản phẩm, hàng hóa tại Viện.

+ Kế toán thanh toán: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài Viện.

+ Kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí đã hình thành tài sản, kinh phí đầu tư, tài sản, kinh phí hoạt động, kinh phí thực hiện dự án, kinh phí khác và các loại vốn, quỹ của Viện

+ Kế toán các khoản thu: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hội phí, thu hoạt động bán tạp chí, dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại Viện và nộp kịp thời các khoản thu phải nộp ngân sách, nộp cấp trên.

+ Kế toán các khoản chi: Phản ảnh tình hình chi phí cho hoạt động, chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán được duyệt và việc thanh toán quyết toán các khoản chi đó.

Ngoài ra, kịp thời phản ánh chi phí của các hoạt động của cơ quan, dịch vụ và chi phí các hoạt động khác trên cơ sở đó để xác định kết quả của các hoạt động dịch vụ của Viện; giao dịch với kho bạc, ngân hàng và những công việc khác liên quan đến giải trình và thủ tục của công tác tài chính,... Bảo quản tài liệu kế toán theo qui định.

3.6. CN. Nguyễn Thị Vân Anh - Chuyên viên

- Chịu trách nhiệm về các công việc của thủ quỹ gồm: mở sổ quỹ tiền mặt;

nhập, xuất tiền mặt theo đúng quy định; chịu trách nhiệm thu, chi tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi và phải thông báo cho người nhận tiền hoặc nộp tiền biết ; kiểm tra, rà soát yêu cầu người có liên quan ký đầy đủ trên chứng từ trước khi bàn giao hồ sơ cho kế toán lưu giữ, và các nghiệp vụ khác thuộc chuyên môn thủ quỹ; chịu sự kiểm tra của Kế toán trưởng về chuyên môn trong các trường hợp: định kỳ, đột xuất về việc bảo quản quỹ tiền mặt của đơn vị.

- Có trách nhiệm giúp Kế toán trưởng một số công việc sau như:

+ Chịu trách nhiệm làm thuế thu nhập cá nhân cho cán bộ trong cơ quan (nghiên cứu các chế độ liên quan đến việc tính thuế thu nhập cá nhân, làm các thủ tục cũng như tính toán lên các biểu báo cáo thuế,...).

+ Giúp Kế toán trưởng, cập nhập các văn bản quy định, thông tin mới có liên quan công tác tài chính như: thuế, chế độ chính sách mới ban hành của nhà nước,...

+ Giúp các công việc khác khi Kế toán trưởng yêu cầu, như: gửi các hồ sơ, chứng từ chuyển khoản, lĩnh tiền mặt, séc, công văn giấy tờ... lên Ban Kế hoạch - Tài chính Viện Hàn lâm, Kho bạc, Ngân hàng,...

+ Phô tô hồ sơ, tài liệu nộp giải trình với kho bạc, ngân hàng và các cơ quan liên quan.

- Đánh máy, làm các biểu mẫu liên quan đến tài chính theo hướng dẫn và yêu cầu của Kế toán trưởng.

+ Thực hiện các công việc đột xuất khác khi Kế toán trưởng cần sự hỗ trợ.



Các tin đã đưa ngày: