Phòng Tổ chức - Hành chính

10/10/2021

a) Chức năng

- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện về công tác tổ chức bộ máy; công tác cán bộ; đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực; bảo vệ chính trị nội bộ; kế hoạch - tài chính; hành chính tổng hợp; văn thư - lưu trữ; quản lý và sử dụng tài sản công; thi đua khen thưởng và kỷ luật; quân sự; phòng cháy chữa cháy… của Viện. Tham gia các hoạt động khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện Dân tộc học.

- Tổng hợp trình Lãnh đạo Viện các chương trình, kế hoạch công tác của Viện Dân tộc học; chủ trì xây dựng các báo cáo công tác của Viện Dân tộc học và các báo cáo khác theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện; phối hợp, tham gia với các Phòng, bộ phận khác thuộc Viện xây dựng các đề án, dự án, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch phát triển của Viện Dân tộc học.

 

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

- Công tác hành chính tổng hợp, văn thư, lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất

+ Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định pháp luật của Nhà nước, của Viện Hàn lâm và Viện Dân tộc học về viên chức, người lao động và các quy định khác có liên quan.

+ Quản lý cơ sở vật chất, tài sản của cơ quan; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân tự quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản cơ quan giao sử dụng.

+ Mua và phân phối trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm… phục vụ công tác của cơ quan; thanh lý các tài sản của cơ quan theo quy định hiện hành.

+ Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực hành chính, văn thư, lưu trữ của Viện Dân tộc học.

+ Tiếp nhận, đăng ký, giải quyết, xử lý các văn bản đi, đến; trình Lãnh đạo Viện xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); làm thủ tục phát hành, theo dõi việc chuyển, phát văn bản đi; quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản; thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật.

+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác được giao.

+ Thực hiện công tác lưu trữ: thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản, sắp xếp, bảo mật phục vụ công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; thực hiện công tác báo cáo, thống kê về lưu trữ, bảo mật theo quy định của pháp luật.

+ Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ quan.

+ Đảm bảo công tác lễ tân, tạp vụ, khánh tiết, âm thanh, ánh sáng trong hội trường, phòng họp; phối hợp tổ chức các hội nghị, hội thảo của Viện Dân tộc học.

+ Cung cấp thông tin, theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê, báo cáo về công tác hành chính và các hoạt động khác của Viện Dân tộc học.

+ Đảm bảo công tác quân sự và phòng cháy chữa cháy của cơ quan.

+ Thực hiện các công tác hành chính tổng hợp khác theo quy định.

- Công tác tài chính - kế toán

+ Đầu mối xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm, 3 năm, 5 năm… của Viện Dân tộc học.

+ Hướng dẫn các tổ chức, bộ phận, đề tài, nhiệm vụ khoa học xây dựng thực hiện kế hoạch công tác về tài chính, ngân sách hàng năm và các kế hoạch điều chỉnh bổ sung khác.

+ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các dự toán được phê duyệt, định mức, thu chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước.

+ Lập báo cáo tài chính, xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách, thực hiện quyết toán ngân sách theo quy định.

+ Thực hiện đăng ký, kiểm kê, thanh lý, báo cáo giá trị và sử dụng tài sản theo quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm;

+ Đề xuất với Lãnh đạo Viện các phương án quản lý, phân phối các nguồn thu, đảm bảo dân chủ, công khai, công bằng.

- Công tác tổ chức - cán bộ

+ Xây dựng các đề án, kế hoạch, báo cáo, văn bản… về công tác tổ chức - cán bộ và tổ chức thực hiện sau khi được Viện Hàn lâm phê duyệt.

+ Tham mưu và thực hiện theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện trong công tác tuyển dụng cán bộ và bố trí việc làm; công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề bạt, luân chuyển và điều động cán bộ; công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật viên chức và người lao động theo phân cấp; công tác kiểm tra, giám sát, quản lý, đánh giá viên chức và người lao động; quản lý, cập nhật, bổ sung và xác nhận hồ sơ lý lịch, các giấy tờ văn bản của viên chức và người lao động… theo sự phân cấp của Viện Hàn lâm.

+ Tham mưu và thực hiện việc sắp xếp bộ máy tổ chức và bố trí nhân sự phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của các phòng, bộ phận trong Viện.

+ Hướng dẫn công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị thực hiện các quy chế, quy định về kỷ luật lao động, kỷ cương hành chính và định mức lao động của Viện Hàn lâm và Viện Dân tộc học.

+ Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; đề xuất lãnh đạo đơn vị cử viên chức tham gia các lớp do Viện Hàn lâm tổ chức hoặc gửi đi đào tạo, bồi dưỡng ở trong và ngoài nước.

+ Thực hiện chế độ, chính sách về lao động, tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm con người cho viên chức, người lao động trong Viện. Thực hiện chế độ báo cáo lao động, tiền lương theo quy định.

+ Thực hiện công tác kê khai tài sản, bảo vệ chính trị nội bộ, kê khai tài sản và kiểm tra, pháp chế theo quy định của Nhà nước; tham mưu giúp Lãnh đạo Viện giải quyết kịp thời các đơn, thư đề nghị, khiếu nại, tố cáo theo phân cấp vàvà theo quy định của pháp luật.

+ Phối hợp với Ban thanh tra nhân dân của Viện Dân tộc học tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện giải quyết hoặc trình cấp có thẩm quyền giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật phát sinh;

+ Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công tác tổ chức - cán bộ theo yêu cầu
 

của Lãnh đạo Viện Dân tộc học và Viện Hàn lâm.

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo Viện.

 

b) Phân công nhiệm vụ, vị trí việc làm

1. Trưởng phòng - ThS.NCVC. Trần Thu Hiếu

- Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động của phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Tham mưu giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Viện về: Công tác tổ chức cán bộ; Đào tạo phát triển nguồn nhân lực; Bảo vệ chính trị nội bộ.

- Thư ký các Hội đồng: Lên lương, Thi đua khen thưởng, Tuyển dụng cán bộ, Kỷ luật cán bộ.

- Giúp lãnh đạo Viện giải quyết những công việc liên quan đến các thủ tục hành chính hàng ngày; thừa lệnh Viện trưởng ký các giấy giới thiệu, giấy đi đường, xác nhận chữ ký của cán bộ trong Viện và các giấy tờ khác theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan.

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo Viện phân công.

2. Phó Trưởng phòng - CN.NCV. Khổng Thị Kim Anh

- Phối hợp với Trưởng phòng quản lý và điều hành các hoạt động của phòng theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Chịu trách nhiệm về các lĩnh vực công tác: Hành chính quản trị; Văn thư lưu trữ; Ký thay Trưởng phòng các giấy giới thiệu, giấy đi đường, xác nhận chữ ký của cán bộ trong Viện và các giấy tờ khác theo đúng quy định của pháp luật, của cơ quan khi Trưởng phòng vắng mặt hoặc được Trưởng phòng ủy quyền.

- Quản lý cơ sở vật chất và tài sản chung của Viện.

- Thực hiện mua, cấp phát tài sản, trang thiết bị, dụng cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ các hoạt động của Viện theo đúng quy định.

- Tiếp nhận, giải quyết các vấn đề liên quan đến cơ sở vật chất, tài sản, sửa chữa trang thiết bị của cơ quan.

- Chịu trách nhiệm chuẩn bị hậu cần khi có hội nghị, hội thảo, hoạt động khác do Viện tổ chức.

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo Viện và phòng phân công.

3. Phụ trách kế toán - CN.KTV. Trần Thị Mai Hoa

- Chịu trách nhiệm và tham mưu cho Viện trưởng về công tác tài chính.

- Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện các hoạt động của kế toán đơn vị.

- Giúp Viện trưởng quản lý, giám sát, đôn đốc thực hiện công tác tài chính.

- Tham mưu, đề xuất với Viện trưởng các giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý tài chính.

- Lập các báo cáo tài chính theo qui định và theo yêu cầu của cấp trên, của các cơ quan liên quan.

- Lưu giữ hồ sơ tài liệu kế toán và các công việc liên quan khác theo quy định của pháp luật.

- Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính để đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính của Viện.

- Chịu trách nhiệm trực tiếp về chuyên môn nghiệp vụ kế toán trước Viện trưởng.

- Có trách nhiệm phục vụ, cung cấp chứng từ kế toán khi có quyết định kiểm tra, thanh tra, kiểm toán,...

- Kịp thời phản ánh chi phí của các hoạt động của cơ quan, dịch vụ và chi phí các hoạt động khác trên cơ sở đó để xác định kết quả của các hoạt động dịch vụ của Viện; giao dịch với kho bạc, ngân hàng và những công việc khác liên quan đến giải trình và thủ tục của công tác tài chính,...

        - Tham gia các hoạt động khác khi được lãnh đạo Viện phân công.

4. ThS.CV. Nguyễn Thị Vân Anh

- Chịu trách nhiệm về các công việc của thủ quỹ gồm: mở sổ quỹ tiền mặt; nhập, xuất tiền mặt theo đúng quy định; chịu trách nhiệm thu, chi tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi và phải thông báo cho người nhận tiền hoặc nộp tiền biết; kiểm tra, rà soát yêu cầu người có liên quan ký đầy đủ trên chứng từ trước khi bàn giao hồ sơ cho kế toán lưu giữ, và các nghiệp vụ khác thuộc chuyên môn thủ quỹ; chịu sự kiểm tra của Phụ trách kế toán về chuyên môn trong các trường hợp: định kỳ, đột xuất về việc bảo quản quỹ tiền mặt của đơn vị.

- Giúp Trưởng phòng thực hiện các nhiệm vụ công tác: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm con người,…

- Hỗ trợ kế toán một số công việc sau:

+ Giúp cán bộ Viện tổng hợp nguồn thu nhập tại đơn vị, tính toán nguồn thu tại đơn vị nếu vượt mức thì thu và nôp thuế TNCN. Với người ngoài Viện viết chứng từ khấu trừ TNCN theo chứng từ của kế toán cung cấp nếu có nhu cầu.

+ Hỗ trợ kế toán gửi các hồ sơ, chứng từ chuyển khoản, lĩnh tiền mặt, séc, công văn giấy tờ... lên Ban Kế hoạch - Tài chính Viện Hàn lâm, Kho bạc, Ngân hàng,...

+ Phôtô hồ sơ, tài liệu liên quan đến với kho bạc, ngân hàng và các cơ quan liên quan.

- Đánh máy, làm các biểu mẫu liên quan đến tài chính theo hướng dẫn và yêu cầu của Phụ trách kế toán.

- Thực hiện các công việc khác khi được kế toán đề nghị và lãnh đạo Viện phân công.

5. Văn thư - CN.CS. Lê Thị Thanh Thúy

- Thực hiện các nhiệm vụ của văn thư theo quy định của pháp luật, thông tư hướng dẫn, các quy định về công tác văn thư, lưu trữ cụ thể như sau:

+ Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin các văn bản đến, phát hành đến cán bộ, các bộ phận theo ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị, của phòng.

+ Làm thủ tục phát hành và theo dõi văn bản đi của đơn vị (kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản…).

+ Lưu giữ, sắp xếp và quản lý văn bản phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị.

- Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu sau khi được người có thẩm quyền phê duyệt.

-  Quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị theo quy định của pháp luật.

-  Đảm bảo thông tin liên tục trong cơ quan.

- Đảm bảo vệ sinh và chuẩn bị trà, nước… cho các cuộc họp chung ở Hội trường do lãnh đạo Viện chủ trì.

- Giúp Phó Trưởng phòng chuẩn bị công tác hậu cần khi có hội nghị, hội thảo, hoạt động do Viện tổ chức.

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo Viện và Phòng phân công.

6. CN. Tạ Phúc Hải

- Giúp Phó Trưởng phòng các công việc liên quan đén cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị… phục vụ các hoạt động của cơ quan.

- Chuẩn bị trang âm, màn chiếu và các công tác hậu cần khác cho các cuộc hội nghị, hội thảo, tọa đàm, sinh hoạt khoa học, họp Viện do Viện tổ chức tại cơ quan hay bên ngoài.

- Giúp Lãnh đạo Viện về công tác quân sự, phòng cháy chữa cháy.

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo Viện và Phòng phân công.



Các tin đã đưa ngày: