1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
a) Chức năng
- Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Viện thực hiện công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, đào tạo và bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực; bảo vệ chính trị nội bộ; kế hoạch - tài chính; hành chính quản trị; văn thư - lưu trữ; quản lý và sử dụng tài sản công; thi đua khen thưởng; quản lý khoa học; hợp tác quốc tế; thông tin – thư viện; quân sự, phòng cháy chữa cháy.
- Tham gia nghiên cứu, tư vấn chính sách và các hoạt động khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện Dân tộc học.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn
b1) Công tác hành chính tổng hợp, văn thư, lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất
- Tổng hợp và trình Lãnh đạo Viện các chương trình, kế hoạch công tác của Viện Dân tộc học; chủ trì xây dựng các báo cáo công tác tháng, quý, năm của Viện Dân tộc học và các báo cáo khác theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện; phối hợp, tham gia với các phòng, tổ chức khác thuộc Viện xây dựng các chiến lược, đề án, dự án, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch của Viện Dân tộc học.
- Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện các quy định pháp luật về viên chức, người lao động và các quy định khác có liên quan.
- Quản lý cơ sở vật chất, tài sản của cơ quan; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân tự quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản cơ quan giao sử dụng.
- Mua và phân phối tài sản, trang thiết bị, dụng cụ lao động, văn phòng phẩm… phục vụ công tác của cơ quan; thanh lý, hủy các tài sản của cơ quan theo quy định hiện hành.
- Soạn thảo các văn bản của Viện Dân tộc học.
- Tiếp nhận, đăng ký, giải quyết, xử lý các văn bản đi, đến; trình Lãnh đạo Viện xem xét, phê duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); phát hành, theo dõi việc chuyển, phát văn bản đi; quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản; thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác được giao.
- Thực hiện công tác lưu trữ: thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản, sắp xếp, bảo mật phục vụ công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; thực hiện công tác báo cáo, thống kê về lưu trữ, bảo mật theo quy định của pháp luật.
- Đảm bảo công tác lễ tân, tạp vụ, khánh tiết, âm thanh, ánh sáng trong hội trường, phòng họp; phối hợp tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm, sinh hoạt chung của Viện Dân tộc học.
- Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê, báo cáo về công tác hành chính và các hoạt động khác của Viện Dân tộc học.
- Thực hiện công tác quân sự và phòng cháy chữa cháy của cơ quan.
- Thực hiện các công tác hành chính quản trị khác theo quy định.
b2) Công tác tổ chức - cán bộ
- Tham mưu xây dựng các đề án, kế hoạch, báo cáo... về công tác tổ chức, cán bộ và tổ chức thực hiện sau khi được Viện Hàn lâm phê duyệt.
- Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng cán bộ và bố trí việc làm; công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển và điều động cán bộ; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật viên chức và người lao động theo phân cấp; công tác kiểm tra, giám sát, quản lý, đánh giá viên chức và người lao động; quản lý, cập nhật, bổ sung và xác nhận hồ sơ lý lịch, các giấy tờ văn bản của viên chức và người lao động… theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và phân cấp của Viện Hàn lâm.
- Tham mưu và thực hiện việc sắp xếp bộ máy tổ chức và bố trí nhân sự phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của các đơn vị, đội ngũ cán bộ thuộc Viện Dân tộc học.
- Hướng dẫn viên chức và người lao động trong đơn vị thực hiện các quy chế, quy định về kỷ luật lao động, kỷ cương hành chính, văn minh công sở và định mức lao động của Viện Hàn lâm và của Viện Dân tộc học.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng viên chức; đề xuất lãnh đạo đơn vị cử viên chức tham gia các lớp do Viện Hàn lâm tổ chức hoặc cử đi đào tạo, bồi dưỡng ở trong và ngoài nước.
- Thực hiện chế độ, chính sách về lao động, tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm con người cho viên chức, người lao động trong Viện Dân tộc học. Thực hiện chế độ báo cáo lao động, tiền lương theo quy định.
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ và kiểm tra theo quy định của Đảng và của Nhà nước; tiếp nhận, xử lý và trình Lãnh đạo Viện Dân tộc học giải quyết kịp thời các đơn thư phản ánh, kiến nghị, đề nghị, khiếu nại, tố cáo của viên chức, người lao động trong cơ quan theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với Ban Thanh tra nhân dân của Viện Dân tộc học tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện giải quyết hoặc trình cấp có thẩm quyền giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, đề nghị và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền.
- Thống kê và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công tác tổ chức, cán bộ theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện Dân tộc học và Viện Hàn lâm.
b3) Công tác quản lý khoa học và xuất bản
- Tham mưu xây dựng, quản lý và đôn đốc thực hiện các chiến lược, đề án, kế hoạch, chương trình, đề tài, dự án, nhiệm vụ khoa học, xuất bản của Viện.
- Tổ chức các cuộc họp, các hội đồng đề xuất định hướng khoa học, xét duyệt các thuyết minh đề tài nghiên cứu; tổ chức hội đồng thẩm định, nghiệm thu kết quả của các đề tài, dự án, nhiệm vụ khoa học.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu về quản lý khoa học và xuất bản của Viện Dân tộc học.
- Phối hợp với các tổ chức, đơn vị trong và ngoài Viện tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm khoa học do Viện Dân tộc học tổ chức, đồng tổ chức.
- Tổng hợp các báo cáo về công tác khoa học và xuất bản theo yêu cầu của Viện Dân tộc học, Viện Hàn lâm và của các cơ quan quản lý Nhà nước liên quan.
- Thực hiện tổng hợp và báo cáo chỉ số KPI của Viện Dân tộc học.
b4) Công tác hợp tác quốc tế
- Tham mưu cho Lãnh đạo Viện tổ chức, thực hiện và phát triển các nhiệm vụ, hoạt động đối ngoại, hợp tác với những tổ chức và cá nhân ở trong và ngoài nước theo chức năng, nhiệm vụ được phê duyệt.
- Đề xuất cơ chế và tạo mọi điều kiện thuận lợi để các Phòng và viên chức, người lao động xây dựng, thực hiện các đề tài, dự án, nhiệm vụ hợp tác với các tổ chức, cá nhân ở trong và ngoài nước đúng qui định và hiệu quả.
- Tiếp nhận, soạn thảo, dịch, gửi các tài liệu phục vụ cho hoạt động hợp tác quốc tế.
- Tổ chức tiếp nhận các đoàn nghiên cứu, học giả nước ngoài; tham dự các buổi làm việc giữa Lãnh đạo Viện với các đoàn khách nước ngoài; tổ chức đón tiếp, sắp xếp lịch làm việc, tiếp nhận hoặc tặng quà cho các đối tác nước ngoài (nếu có).
- Chuẩn bị những thủ tục cần thiết cho các đoàn ra, đoàn vào và đi trao đổi, nghiên cứu ở các tổ chức, địa phương theo quy định hiện hành, đảm bảo an ninh chính trị và hợp tác cùng có lợi.
- Tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Viện và các cơ quan quản lý Nhà nước về lĩnh vực đối ngoại, hợp tác quốc tế khi được yêu cầu.
b5) Công tác tài chính - kế toán
- Tham mưu xây dựng kế hoạch hằng năm, 3 năm, 5 năm... của Viện Dân tộc học.
- Hướng dẫn, thẩm định các tổ chức, bộ phận, đề tài, nhiệm vụ khoa học xây dựng dự toán và thực hiện công tác tài chính, ngân sách hàng năm và các kế hoạch điều chỉnh bổ sung khác (nếu có).
- Đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các dự toán được phê duyệt, định mức, thu chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước.
- Lập báo cáo tài chính, xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách, thực hiện quyết toán ngân sách theo quy định.
- Thực hiện đăng ký, kiểm kê, thanh lý, báo cáo giá trị tài sản theo quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm.
- Giúp Viện trưởng quản lý các nguồn kinh phí của Viện Dân tộc học.
- Đề xuất với Viện trưởng các phương án quản lý, phân phối các nguồn thu đảm bảo dân chủ, công khai, công bằng, đúng quy định của pháp luật.
b6) Công tác Thông tin - Thư viện
- Phục vụ bạn đọc, đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin trong và ngoài Viện qua các tài liệu hiện có tại Thư viện.
- Bổ sung các ấn phẩm nghiên cứu Dân tộc học/Nhân học và các ngành kế cận, đặc biệt là những vấn đề lý thuyết, phương pháp, kết quả nghiên cứu mới về dân tộc, tộc người ở trong và ngoài nước.
- Trao đổi ấn phẩm của Viện Dân tộc học với các tổ chức thuộc Viện Hàn lâm và các tổ chức khác ở trong và ngoài nước.
- Sắp xếp tài liệu một cách khoa học, bảo quản tốt tài liệu, kiểm kê tài liệu theo định kỳ, không để xảy ra tình trạng mất tài liệu, mượn tài liệu quá hạn, làm hư hỏng tài liệu.
- Xây dựng và bảo quản tốt hệ thống tư liệu trên giấy, ảnh, băng ghi âm, băng hình, phim tư liệu, tài liệu điện tử của Viện Dân tộc học.
- Xây dựng hệ thống thư mục điện tử các nguồn tài liệu hiện có, trong đó có một số theo chủ đề để tiện lợi cho việc truy cập và khai thác thông tin, phục vụ kịp thời công tác nghiên cứu, đào tạo và tư vấn khoa học của Viện cũng như nhu cầu của bạn đọc.
- Thực hiện công tác nghiệp vụ nhằm hiện đại hóa hoạt động Thư viện: số hóa tài liệu, cập nhật cơ sở dữ liệu,...
- Khai thác tư liệu theo yêu cầu của Viện Dân tộc học.
- Quản lý và thực hiện các hoạt động Website của Viện Dân tộc học.
2. Vị trí việc làm
2.1. Trưởng phòng - TS.NCVC. Nguyễn Thẩm Thu Hà
Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn diện các hoạt động của phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
- Trực tiếp tham mưu, giúp lãnh đạo Viện công tác quản lý khoa học, xuất bản và hợp tác quốc tế, gồm các công việc chính sau:
- Tổ chức xây dựng các dự thảo chiến lược, đề án, kế hoạch, chương trình hằng năm, 3 năm, 5 năm, 10 năm của Viện.
- Tổ chức xây dựng các dự thảo báo cáo tháng, quý, sơ kết, tổng kết năm và phương hướng nhiệm vụ công tác năm kế tiếp.
- Tổ chức thực hiện các hội đồng đề xuất định hướng khoa học, xét chọn, thẩm định, nghiệm thu, thanh lý các đề tài, dự án, nhiệm vụ khoa học các cấp của Viện.
- Thực hiện công tác xuất bản của Viện theo quy định.
- Phối hợp với lãnh đạo các phòng, chủ nhiệm đề tài/nhiệm vụ/dự án và các cán bộ của Viện giải quyết những vấn đề liên quan đến quản lý khoa học, xuất bản và hợp tác quốc tế của Viện.
- Tổng hợp xây dựng dự thảo các báo cáo công tác theo yêu cầu của Viện, của Viện Hàn lâm và của các cơ quan quản lý Nhà nước.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động khoa học chung, hội nghị, hội thảo, tọa đàm, sinh hoạt khoa học, xuất bản, hợp tác quốc tế của Viện.
- Chủ trì thực hiện tổng hợp kết quả KPI của Viện hằng năm.
- Ký nháy, ký trình lãnh đạo Viện các văn bản về quản lý khoa học, xuất bản, hợp tác quốc tế theo quy định.
- Thừa lệnh Viện trưởng ký các văn bản, giấy tờ sau: giấy đi đường, giấy giới thiệu, xác nhận chữ ký, giới thiệu chữ ký của cán bộ trong Viện và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật và của cơ quan.
- Tham gia nghiên cứu khoa học, tư vấn chính sách, đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực theo chức danh khoa học, chức danh nghề nghiệp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện.
2.2. Phó trưởng phòng - ThS.NCVC. Trần Thu Hiếu
- Phối hợp với Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng quản lý và điều hành các hoạt động của phòng theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
- Trực tiếp tham mưu, giúp lãnh đạo Viện thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, bảo vệ chính trị nội bộ.
- Tổ chức xây dựng các quy chế, quy định, đề án, kế hoạch, báo cáo về các lĩnh vực được giao.
- Thư ký các Hội đồng: lên lương, thi đua khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng cán bộ.
- Ký nháy, ký trình lãnh đạo Viện các văn bản về tổ chức, cán bộ, đào tạo bồi dưỡng, bảo vệ chính trị nội bộ, lương, thi đua, khen thưởng, kỷ luật... theo quy định.
- Ký thay Trưởng phòng các văn bản, giấy tờ gồm: giấy đi đường, giấy giới thiệu, xác nhận chữ ký và các văn bản khác theo sự phân công của Trưởng phòng.
- Tham gia nghiên cứu khoa học, tư vấn chính sách theo chức danh khoa học, chức danh nghề nghiệp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện và của Trưởng phòng.
2.3. Phó trưởng phòng - CN.NCV. Khổng Thị Kim Anh
- Phối hợp với Trưởng phòng và các Phó Trưởng phòng quản lý và điều hành các hoạt động của phòng theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
- Trực tiếp tham mưu, giúp lãnh đạo Viện thực hiện công tác hành chính quản trị, công nghệ thông tin, chuyển đổi số, hệ văn bản điều hành, chữ ký số, quản lý cơ sở vật chất và tài sản chung của Viện, văn thư, lưu trữ, quân sự, phòng cháy chữa cháy,...
- Ký nháy, ký trình lãnh đạo Viện các văn bản, giấy tờ về lĩnh vực hành chính quản trị, công nghệ thông tin, chuyển đổi số, hệ văn bản điều hành, chữ ký số, cơ sở vật chất, văn thư, lưu trữ, quân sự, phòng cháy chữa cháy... theo quy định.
- Thực hiện mua, cấp phát tài sản, trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm theo đúng quy định; tiếp nhận, giải quyết các vấn đề liên quan đến tài sản, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ lao động, văn phòng phẩm của cơ quan.
- Phối hợp với các bộ phận chuẩn bị hậu cần cho các hội nghị, hội thảo, tọa đàm khoa học và hoạt động khác do Viện tổ chức (trang âm, màn chiếu và các công tác khác).
- Tổ chức xây dựng các quy chế, quy định, báo cáo về những lĩnh vực được giao.
- Tham gia nghiên cứu khoa học theo chức danh khoa học, chức danh nghề nghiệp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện và của Trưởng phòng.
2.4. Phó trưởng phòng - ThS.TVVC. Vũ Thị Lê
Phối hợp với Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng quản lý và điều hành các hoạt động của phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Trực tiếp tham mưu, giúp lãnh đạo Viện thực hiện công tác thông tin - thư viện của Viện, cụ thể như sau:
- Nhập cơ sở dữ liệu thư mục và dữ liệu số lên phần mềm chung.
- Phụ trách về cơ sở dữ liệu: kiểm tra, sửa chữa những lỗi hệ thống của cơ sở dữ liệu, cài đặt, chỉnh sửa cơ sở dữ liệu,...
- Trao đổi tạp chí với các thư viện và cơ quan thông tin trong và ngoài Viện Hàn lâm.
- Sắp xếp kho sách và các tài liệu trong kho.
- Thực hiện nhiệm vụ số hóa tài liệu.
- Giải quyết các vấn đề của bạn đọc liên quan đến mất tài liệu và xử lý việc mất tài liệu (nếu có).
- Bổ sung tài liệu từ các nguồn khác nhau theo kinh phí được cấp.
- Mua mới và trao đổi ấn phẩm của Viện với các Thư viện thuộc Viện Hàn lâm và các thư viện khác ở trong và ngoài nước.
- Đăng ký sách, tạp chí, tư liệu, sách ngoại văn, tạp chí ngoại văn.
- Phục vụ bạn đọc nước ngoài.
- Tham gia các hoạt động nghiệp vụ khác của thư viện như: kiểm kê kho tài liệu, xây dựng thư mục chuyên đề…
- Quản lý hoạt động website của Viện, viết tin khoa học và hợp tác quốc tế, công tác xuất bản và giới thiệu các ấn phẩm mới của Viện.
- Ký nháy và ký trình lãnh đạo Viện các văn bản thuộc lĩnh vực thư viện, thông tin, website.
- Giúp Trưởng phòng tổng hợp kết quả KPI của Viện.
- Tổ chức xây dựng các quy chế, quy định, báo cáo về những lĩnh vực được giao.
- Tham gia hỗ trợ nghiên cứu khoa học và tư vấn chính sách theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện và của Trưởng phòng.
4.5. Phụ trách kế toán - CN.KTV. Trần Thị Mai Hoa
Trực tiếp tham mưu, giúp Viện trưởng công tác tài chính - kế toán của Viện, cụ thể như sau:
- Tổ chức thực hiện các hoạt động công tác kế toán - tài chính của Viện.
- Quản lý, giám sát tài chính của Viện.
- Tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý tài chính.
- Chủ trì tổ chức xây dựng các kế hoạch hằng năm, 3 năm, 5 năm; các đề án về tài chính, tự chủ tài chính của Viện; các báo cáo về lĩnh vực tài chính - kế toán.
- Lập các báo cáo tài chính theo quy định và theo yêu cầu của cấp trên, của các cơ quan liên quan.
- Tổ chức lưu giữ hồ sơ tài liệu kế toán và các công việc liên quan khác theo quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp về chuyên môn nghiệp vụ kế toán trước Viện trưởng.
- Có trách nhiệm cung cấp hồ sơ chứng từ tài chính - kế toán khi có quyết định kiểm tra, thanh tra, kiểm toán,...
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện và lãnh đạo phòng.
2.6. Thủ quỹ - ThS.CV. Nguyễn Thị Vân Anh
- Chịu trách nhiệm về các công việc của thủ quỹ gồm: mở sổ quỹ tiền mặt; nhập, lĩnh tiền mặt, séc, xuất tiền mặt theo đúng quy định; chịu trách nhiệm thu, chi tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi và phải thông báo cho người nhận tiền hoặc nộp tiền biết; kiểm tra, rà soát yêu cầu người có liên quan ký đầy đủ trên chứng từ trước khi bàn giao hồ sơ cho kế toán lưu giữ, và các nghiệp vụ khác thuộc chuyên môn thủ quỹ; chịu sự kiểm tra của Phụ trách kế toán về chuyên môn trong các trường hợp: định kỳ, đột xuất về việc bảo quản quỹ tiền mặt của đơn vị.
- Trực tiếp giúp Phó trưởng phòng thực hiện công tác Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm con người, khám bệnh định kỳ,...
- Trực tiếp giúp Phụ trách kế toán làm thuế thu nhập cá nhân cho cán bộ trong cơ quan và thuế thu nhập của cán bộ ngoài Viện theo đúng quy định.
- Hỗ trợ Phụ trách kế toán một số công việc: gửi các hồ sơ, chứng từ chuyển khoản, công văn giấy tờ... đến Ban Kế hoạch - Tài chính Viện Hàn lâm, Kho bạc, Ngân hàng,...; photo hồ sơ, tài liệu nộp giải trình với kho bạc, ngân hàng và các cơ quan liên quan; hoàn thiện các biểu mẫu liên quan đến tài chính theo hướng dẫn và yêu cầu của Phụ trách kế toán.
- Xây dựng các dự thảo, báo cáo về những lĩnh vực được giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện, lãnh đạo phòng và Phụ trách kế toán đề nghị.
2.7. ThS.TVV. Nguyễn Thị Phương Lê
- Trực tiếp giúp Trưởng phòng về công tác hợp tác quốc tế và quản lý khoa học, cụ thể như sau:
+ Tổ chức thực hiện thủ tục cho các nhiệm vụ hợp tác quốc tế, đối ngoại của Viện với những tổ chức và cá nhân ở trong và ngoài nước.
+ Chuẩn bị các điều kiện để cơ quan, cán bộ xây dựng, thực hiện các đề tài, dự án, nhiệm vụ hợp tác với các tổ chức, cá nhân ở trong và ngoài nước đúng quy định và hiệu quả.
+ Chuẩn bị những thủ tục cần thiết cho các đoàn ra, đoàn vào và khách quốc tế đi nghiên cứu ở các địa phương theo quy định hiện hành, đảm bảo an ninh chính trị và hợp tác cùng có lợi.
+ Tham gia tổ chức thực hiện các hội đồng đề xuất định hướng khoa học, xét chọn, thẩm định, nghiệm thu và thanh lý các đề tài, dự án, nhiệm vụ khoa học các cấp của Viện.
+ Phối hợp với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Viện thực hiện Hoạt động khoa học chung của Viện; tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm, sinh hoạt khoa học của Viện.
+ Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu về công tác khoa học và hợp tác quốc tế của Viện.
- Tham gia hỗ trợ nghiên cứu khoa học, tư vấn chính sách theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện và lãnh đạo phòng.
2.8. ThS.TVV. Phan Thị Thùy
Hỗ trợ Trưởng phòng tổ chức thực hiện các hội đồng đề xuất định hướng khoa học, xét chọn, thẩm định, nghiệm thu và thanh lý các đề tài, dự án, nhiệm vụ khoa học các cấp của Viện.
Giúp Phó trưởng phòng các công việc liên quan đến thông tin, thư viện, website, cụ thể như sau:
- Thanh toán kinh phí nghiệp vụ của hoạt động thông tin thư viện.
- Nhập cơ sở dữ liệu lên phần mềm chung.
- Chịu trách nhiệm phục vụ bạn đọc tại phòng đọc.
- Xử lý việc mượn tài liệu quá hạn, làm hư hỏng tài liệu.
- Chịu trách nhiệm gửi thông tin về hạn mượn tài liệu đến bạn đọc qua email.
- Theo dõi lượt bạn đọc đến thư viện, nhập sổ mượn.
- Thực hiện các công việc liên quan đến đóng tài liệu hằng năm.
- Thực hiện nhiệm vụ số hóa tài liệu.
- Viết tin các hoạt động của Viện trên website.
- Tham gia các hoạt động nghiệp vụ khác của thư viện như: kiểm kê kho tài liệu, xây dựng thư mục chuyên đề…
- Tham gia hỗ trợ nghiên cứu khoa học và tư vấn chính sách theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện và lãnh đạo phòng.
2.9. CN.CS. Lê Thị Thanh Thúy - lao động hợp đồng theo Nghị định số 111/2022/NĐ-CP ngày 30/12/2022 của Chính phủ.
- Chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ của Văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật, cụ thể như sau:
+ Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin các văn bản đến, phát hành đến cán bộ, các bộ phận theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị, của lãnh đạo phòng.
+ Thực hiện phát hành và theo dõi văn bản đi của đơn vị (kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản…).
+ Lưu giữ, sắp xếp và quản lý văn bản phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị.
- Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu sau khi được lãnh đạo Phòng có thẩm quyền phê duyệt.
- Quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị theo quy định của pháp luật.
- Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời, thông suốt trong cơ quan.
- Đảm bảo vệ sinh và chuẩn bị trà, nước… cho các cuộc họp chung ở Hội trường do lãnh đạo Viện chủ trì.
- Giúp Phó Trưởng phòng chuẩn bị công tác hậu cần khi có hội nghị, hội thảo, tọa đàm khoa học và các hoạt động khác do Viện tổ chức.
- Giúp Phó trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số, công nghệ thông tin - truyền thông, hệ văn bản điều hành, chữ ký số,...
- Xây dựng các dự thảo, báo cáo về những lĩnh vực được giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện và lãnh đạo phòng.